Sector: Administración - Circuito de pagos
1. El proveedor realiza la factura de la mercadería y ésta es enviada por correo a Microglobal.
2. Es recibida la factura en la recepción de la empresa y sellada con el acuse de recibo.
3. Pago a proveedores es notificado y retira la factura
4. La factura es cargada en el sistema, para luego poder analizar la fecha de vencimiento.
5. Los días miércoles, pago a proveedores genera un listado automático que se emite en el sistema donde figuran las facturas que vencen a partir de ese día.
6. Se emite el pago:
A) Se genera una orden de pago en el sistema, por proveedor
B) Se consulta con tesorería la disponibilidad de valores, si dan el OK se pasa al paso siguiente.
C) Se emite el cheque por los valores (manualmente)
D) Se firman los cheques el día viernes a las 10 HS
E) Se entrega el cheque el día viernes en la empresa, se 16 a 18 HS
El mayor problema reside en el punto 5. Ya que la emisión del cheque en forma manual genera que se efectúen equivocaciones que son detectadas cuando el proveedor recibe el cheque. Se realizan reclamos constantes por parte de los cobradores y discusiones con la gente de pagos por los errores.
Solo una persona realiza los cheques y se llegan a realizar entre 50 y 70 cheques desde el día miércoles hasta el viernes a las 11 AM.
La mejora que me interesa plantear es poder contratar un sistema que permita que los cheques se realicen a través de una máquina que los efectúe en forma automática. Luego de que se realiza el punto A) el cheque se realiza en forma automática y es impreso por impresoras preparadas y autorizadas para efectuar el cheque con el número consecutivo.
Esta metodología permite que se disminuyan las horas hombre destinadas a escribir en forma manual cada cheque, teniendo en cuenta que se pueden cometer varias equivocaciones y pérdidas de tiempo. La reducción de tiempo y la calidad del servicio prestado al cliente se mejora en un 100% Ya que el cliente tendrá su cheque disponible el día del vencimiento.
